Hoy retomo el tema de la relevancia del cómo un buen inicio de proyecto puede condicionar una buena y satisfactoria terminación del proyecto para las partes.
En este artículo, voy a hacer declaraciones que no revelarán nada que no haya sido incluido ya en las guias de cualquiera institución reconocida en gestión de proyectos. Será en la segunda parte de este artículo, donde me gustaría ilustrar los efectos colaterales en los que tiene influencia clave el haber establecido una línea de base robusta, como punto de partida, ayudando a lograr una finalización satisfactoria del proyecto.
Después de trabajar en múltiples proyectos, escuché en varias ocasiones declaraciones como… “Este es un proyecto a tanto alzado, “lump sum”; el cronograma y la línea base son problema del contratista. Solo necesitan estar alineados con hitos contractuales” tanto por parte del cliente como del contratista. A menudo escuché “preparemos un calendario que muestre el logro del hito contractual para satisfacer el requisito contractual y trabajaremos de acuerdo con nuestro cronograma interno”.
En este marco, he encontrado desde cronogramas hechos en Excel, cronogramas con hitos contractuales y actividades principales atadas con restricciones y sin relaciones lógicas entre actividades, hasta cronogramas con una lógica que no estaba asociada con el plan de ejecución del proyecto, sino solo una forma de mantener las actividades en las fechas elegidas arbitrariamente.
Si hablamos de asignación de recursos y costes, la situación no difiere en absoluto de la afirmación anterior, siendo bastante frecuente que no exista asignación de recursos alguna
Se podría pensar que esta situación ocurre solo en proyectos pequeños, sin una organización formal del proyecto; pero no, esta situación también se encuentra frecuentemente en organizaciones con la gestión y ejecución de proyectos como núcleo de negocios y con proyectos en curso por un valor superior a USD 100 MM.
Comencemos desde las perspectivas convencional y ortodoxa:
La línea de base del proyecto representará la intención de las partes para lograr con éxito la finalización del proyecto. Por lo tanto, en la línea base se representará con precisión el plan de ejecución del proyecto, los recursos, la mano de obra y el presupuesto asignado.
Esto significa que los recursos y los histogramas deben estar relacionados y alineados con el cronograma y la forma en que se llevará a cabo el proyecto. Esto permitiría un seguimiento preciso del progreso de los trabajos en comparación con el plan inicial y ayudará a pronosticar las actividades a desarrollar y la necesidad futura de recursos.
El principio es tener un conocimiento preciso de dónde se encuentra el proyecto, monitorear su desempeño y determinar el curso de acción futura hacia su finalización.
Pero ahora, echemos un vistazo a esta imagen desde un punto de vista diferente.
Inherente a la ejecución del proyecto es hacer frente a las incertidumbres que este ofrece; en la mayoría de las ocasiones, es imposible que la definición de los requisitos del proyecto incluya todos los elementos potenciales que podrían interferir en la ejecución del proyecto y desviar su terminación. Esta situación constituye el caldo de cultivo de cambios y disputas de proyecto.
Parte fundamental en la resolución de disputas y cambios es la evaluación y demostración del impacto asociado a los eventos disruptivos que son reclamados, buscando en principio su discusión y resolución amistosa entre las partes; y si las negociaciones no tienen éxito, su escalación hasta llegar al arbitraje o litigio.
El ejercicio de evaluación del impacto asociado con el evento disruptivo debe ser sólido y la línea de base del proyecto siempre se usará como la primera y mejor referencia de dicho ejercicio, ya que la línea de base esta formalmente aceptada y aprobada por las partes.
Es en este momento cuando tener una línea de base robusta y detallada jugará un papel relevante y este papel no solo funcionará para el lado del contratista, sino también del lado del cliente. Debe tenerse en cuenta que al desarrollar este tipo de ejercicio, la lógica del cronograma y los recursos asociados no deben manipularse o reconstruirse para demostrar el impacto deseado.
En mi experiencia en la preparación y negociación de disputas, he experimentado situaciones que han hecho difícil el soportar el impacto y redujeron significativamente las posibilidades de éxito o resolucion equitativa de una disputa, debido a una línea de base débil. Algunos ejemplos podrian ser:
– El cronograma está en Excel, no tiene PERT asociado, ni plan de ejecución. ¿Cómo demostrar el impacto de un cronograma sin ninguna lógica registrada en él?
– El cronograma se ha actualizado todos los meses y nunca mostró un impacto, debido a una lógica faltante o incorrecta.
– Modelando el impacto en la línea base, el cronograma no genera ningún retraso, mostrando un cronograma ligado en gran medida a las relaciones Fin a Fin o Inicio a Fin.
– La lógica en el cronograma es demasiado crítica en cada hito asociado con el cliente, luego cualquier interrupción crea un impacto en la fecha de finalización.
– Reclamar ineficiencias y proceder a un análisis comparativo (“measured mile”), y verificar que la asignación de recursos en actividades similares no existe o es incoherente por exceso o defecto.
Para superar las situaciones antes expuestas, en muchas ocasiones se crean cronogramas ad-hoc con el único fin de sustentar la reclamación y en la mayoría de los casos se impugna la validez de dichos cronogramas; ya que el nuevo cronograma nunca fue aceptado por ambas partes o el nuevo cronograma puso en duda la equidad y veracidad de lo informado durante la vida del proyecto y hasta qué punto una de las partes estuvo ocultando los hechos y se ha omitido el deber de notificar de las partes.
Creo firmemente que desarrollar y acordar una línea de base sólida y realista es un paso fundamental al comienzo del proyecto, no solo en el seguimiento del proyecto, sino también para tener un referente justo contra el cual medir en caso de disputas.
Por lo tanto, encuentro que un buen y justo comienzo en un proyecto es necesario para tener una terminación igualmente justa y satisfactoria.
Today I write up the topic of the relevance on how a good project start can determent a good and satisfactory project completion for the parties.
In this article, I am going to make statements that will not reveal anything that has not been already included in any recognized project management institution. It will be in the second part of this article, where I would like to illustrate the side effects influenced by settling a robust baseline as a starting point, helping to achieve a project satisfactory completion.
After working on multiple projects, I listened on several occasion statements like … “This is a lump sum project; the schedule and the baseline are contractor’s problem. They only need to be aligned with contractual milestones” both from the client and contractor side. I quite often listened “let’s prepare a schedule showing achieving contractual milestone to satisfy the contractual requirement and we will work as per our internal schedule”.
In this framework, I found schedules made in Excel, schedules with contractual milestones and main activities tied down with constraints and without logic relations between activities or schedules with a logic not related to the project execution plan, but just a way to keep activities on arbitrarily chosen dates.
If we talk about resources and cost allocation, the situation does not differ from the statement above.
You could think this situation occurs only on small projects without a formal project organization, but no, I found this situation even in organizations with project management and execution as business core and with project value above USD 100 MM.
Let’s start from the conventional and orthodox perspectives:
The project baseline shall represent the intention of parties to successfully achieve the completion of the project. Therefore, in the baseline the project execution plan, resources, manpower and cost, shall be accurately represented.
This means that resources and histograms shall be associated and aligned with the schedule and how the project will be carried out. This would allow accurate monitoring of the work on progress versus the initial plan and it will help to forecast activities to be developed and future need of resources.
The principle is to have accurate knowledge of where the project is, to monitor its performance and determine the future course of actions toward its completion.
And now, let’s give a look at this picture from a different point of view.
Inherent to project execution is to deal with uncertainties; as on most occasions, it is impossible that the definition of project requirements includes every potential element that could interfere with the project execution and rule an outcome. This situation is the breeding ground of project changes and disputes.
The fundamental part of disputes and changes settlement is the assessment and demonstration of the impact associated with the claimed disruptive event, initially for discussion and amicable settlement between parties; and if negotiations are unsuccessful, it escalates to arbitration or litigation.
Support and demonstrate the impact associated with the disruptive event should be robust and the baseline is the best reference and base of comparison of the impact and the analysis, as the baseline is formally approved and accepted by parties.
It is at this time when having a robust and accurate baseline will play a relevant role and this role will not work only for the contractor, but also on client side. It should be kept in mind that when developing this kind of exercise, the logic of schedule and associated resources should not be drastically changed or rebuilt to demonstrate the desired impact.
In my experience on preparation and negotiation of disputes, I have experienced situations difficult to support and significantly reduced the chances of success or fair settlement of a dispute due to a weak baseline. Some examples are:
– The schedule is in excel and no PERT associated. How to demonstrate the impact of a schedule without any recorded logic in it?
– The schedule has been updated every month and never shown an impact, due to missing or wrong logic.
– Modelling the impact on the baseline, the schedule does not show any delay or move backward, showing a schedule linked to a big extent on Finish to Finish or Start to Finish relations.
– Logic in the schedule is overcritical on every single milestone associated with the client, then any disruption creates an impact on the end date.
– Claiming on increased inefficiencies and proceeding with a comparative analysis (measured mile), and resource allocation in similar activities does not exist or is incoherent per excess or defect.
To overcome situations stated above, in many occasions ad-hoc schedules are created for the sole purpose to support the claim and in most cases, the validity of those schedules are challenged; as the new schedule never was accepted by both parties or the new schedule put in doubt the fairness of what has been reported during the project life and up to which extent one was hiding part of the facts and the duty to notify has been neglected.
I strongly believe developing and agreeing robust and realistic baseline is a fundamental step at the beginning of the project, not only on project monitoring but also to have a fair referent to measure against in case of disputes.
Therefore, I find that a good and fair start in a project is necessary to have a fair and satisfactory completion, too.